Ufficio Relazioni con il pubblico

 
L' URP è l'ufficio attraverso il quale la Provincia Regionale di Agrigento comunica con i cittadini.
Esso è nato dalla volontà di favorire una migliore fruizione dei servizi, migliorare la comunicazione e garantire al cittadino i diritti alla partecipazione, alla conoscenza e all'accesso in modo agile e semplice dove il contatto con l'utente si esplica in un clima di cordialità, disponibilità e professionalità.
 
I cittadini possono recarsi presso uno qualsiasi degli uffici decentrati sul territorio provinciale per:

* richiedere informazioni generali sulle competenze istituzionali dell'ente, orario ed ubicazione degli uffici, nominativi dei responsabili delle varie strutture provinciali, tempi e modalità procedurali;

* esercitare il proprio del diritto di accesso agli atti e di partecipazione al procedimento;

* presentare suggerimenti, segnalazioni e reclami;

* ritirare i modelli per accedere ai servizi della Provincia, per partecipare ai bandi, avvisi;
 
* essere informato sulle leggi, la vita sociale, economica e culturale del territorio provinciale;

* ritirare materiale promozionale sulle iniziative di interesse pubblico promosse dalla Provincia e da altri enti. 
 

Il servizio U.R.P. opera per migliorare l'immagine della Provincia ed i suoi uffici, nella sua dimensione variegata di portatori di bisogni e interessi ( singoli cittadini, famiglie, imprese, giovani associazioni, enti pubblici e privati e cosi via ), gestisce la comunicazione integrata rivolta sia ai cittadini utenti ( comunicazione diretta, front-office ) che la comunicazione indiretta di massa, il tutto attraverso strumenti ed attività differenziati per tipologia di servizi.

L'offerta del sevizio Front-Office che l'U.R.P. offre al pubblico ed agli altri uffici comprende :

* Consultazioni , gazzette concorsi nazionali e regionali, il servizio è assicurato tramite abbonamenti annuali con la gazzetta ufficiale della Regione Sicilia e con gazzetta nazionale;

* Servizio giovani è un servizio pubblico, ideato ed organizzato per orientare i giovani nel grande oceano dell'informazione, per metterli al corrente delle varie opportunità nell'ambito della formazione e lavoro. Gli operatori del servizio raccolgono, selezionano e aggiornano in continuazione tutte le notizie che possono essere utili per i giovani, che in sede hanno anche a disposizione delle bacheche dove lasciare messaggi.
Allo sportello i giovani utenti, usufruiscono dei seguenti servizi sia in autoconsultazioni, che con l'apporto diretto degli operatori: informazioni e consulenza sulle opportunità di lavoro pubblico e privato, sui corsi di orientamento professionale e di formazione pubblici e privati, sull'imprenditoria giovanile, su tutte le Università e le borse di studio, sulle attività culturali, il tempo libero, le vacanze alternative, vita sociale.

* Servizio gare d'appalto Il servizio mette a disposizione degli utenti le gare d'appalto, comprensive di tutti gli allegati occorrenti, banditi da tutti i settori dell'amministrazione, il servizio viene espletato direttamente allo sportello , o tramite fax o tramite servizio postale con costi a totale carico dell'utente.
L'ufficio si fa carico anche di curare il servizio fotocopie dei bandi e spedirli tramite fax ai richiedenti.

* Servizio ricezione posta I nostri uffici sono abilitati alla ricezione della posta da inoltrare al protocollo dell'ente.

* Servizio di informazioni turistiche - culturali - istituzionali Il servizio abbraccia un vasto campo di attività che spazi dall'informazione turistica agli eventi culturali ed istituzionali; informazione ed assistenza ai turisti in transito, distribuzione di materiale divulgativo e promo - pubblicitario della provincia e delle manifestazioni di più elevata valenza, delucidazione sulle possibilità di soggiorno ed utilizzo delle strutture ricettive presenti nel territorio, orari, tariffe etc. .

* Altre Amministrazioni e servizi L'Ufficio risponde anche a richieste di informazioni relative a competenze, attività , procedure di altre amministrazioni, tra le quali si possono citare, Servizi Sanitari, Enti Locali, le Amministrazioni dello Stato, Associazioni ed Enti erogatori di servizi pubblici e privati.

* Il servizio dei numeri verdi Questo strumento è notevolmente utilizzato è rappresenta il punto di forza imprescindibile per l'U.R.P. essendo l'Ufficio da guida nella risoluzione di molteplici istanze richieste dai cittadini-utenti. L'utenza che usufruisce del servizio risulta numerosa e oltremodo difficile da quantificare, le richieste che pervengono sono diversificate e comunque evase anche nella circostanza che la richiesta non è di competenza strettamente dell'Ente, ciò comporta continui contatti con altri Enti per il reperimento delle informazioni richieste.

Presso l'URP è disponibile anche una postazione internet gratuita a disposizione degli utenti del servizio
Ed ancora, l' U.R.P., gestisce il Punto Informativo per il turismo, situato presso la Stazione Ferroviaria di Agrigento. 

Nell'ambito di un nuovo sistema multicanale di informazione, comunicazione e confronto, a partire dal mese di novembre 2008 l' URP è stato protagonista di diverse iniziative con particolare contenuti di innovazione, gestendo servizi speciali:

* Attivazione Servizio Reception
Si tratta di un servizio di prima accoglienza che , in stretta collaborazione con l'Urp e con il servizio di portineria, è stato organizzato all'ingresso del terzo piano del Palazzo. Ha il compito di dare informazioni circa la dislocazione e l'orario di apertura al pubblico dei servizi, l'orario di ricevimento di Presidente e Assessori
Il personale addetto alla prima accoglienza aiuta il cittadino a muoversi all'interno del Palazzo della Provincia, fornisce indicazioni semplici, che evitano all'utente inutili perdite di tempo o una ricerca personale dei vari uffici, agevolata, in ogni caso, dalla nuova segnaletica d'indicazione posta al piano terra e indicazioni fornite dal personale addetto alla portineria
Il personale addetto al servizio di prima accoglienza collabora anche con il servizio di centralino della Provincia nei momenti di assenza del dipendente incaricato, fornendo informazioni di primo livello e mettendo in comunicazione con gli uffici competenti.

* Attivazione Sportelli Polivalenti
L'attivazione Sportelli Polivalenti, in collaborazione con A.T.O. Idrico Agrigento - A.T.O. GE.SA. 2 Agrigento - A.T.O. SOGEA Sciacca - A.T.O. DEDALO Licata - Camera di Commercio Agrigento - I.A.C.P. Agrigento, rappresenta una iniziative tesa a potenziare i servizi resi ai cittadini-utenti attraverso le proprie sedi dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico di Agrigento, Bivona, Cammarata, Canicattì, Licata, Porto Empedocle, Ribera e Sciacca: ciò anche al fine di agevolare i cittadini - con particolare riferimento a quelli appartenenti alle fasce più deboli o geograficamente marginali - nei rapporti con le diverse Istituzioni.
All'interno delle diverse sedi URP, i cittadini ricevono informazioni, assistenza, modulistica, ed eventualmente anche il rilascio di certificazioni, di competenza delle suddette Amministrazioni.

* Servizio Unità Mobile / Progetto 2008- 2009
L'URP è anche dotato di un ufficio mobile informatico, uno strumento tecnologico d'avanguardia: una sorta di camper appositamente attrezzato ad ufficio, e dotato di tutte le apparecchiature informatiche d'avanguardia come la parabola satellitare, computers, fax, fotocopiatore, scanner, cellulare, accesso ad internet e televideo, gruppo elettrogeno.
L' iniziativa, prevede il potenziamento delle attività di Informazioni e di Comunicazione su tutto il territorio della Provincia attraverso il servizio dell'Unità Mobile dell'Ente.
Nello specifico l'iniziativa consiste nella realizzazione del servizio di Informazione e Comunicazione al di fuori dei confini della città di Agrigento al fine di mantenere un' efficace collegamento con il territorio e i cittadini, con la collaborazione attiva delle Istituzioni Comunali.
L'obiettivo è promuovere l'immagine dell'Ente Provincia ed informare la collettività degli eventi e di iniziative di interesse generale.
Si tratta , evidentemente , di una iniziativa i cui principi guida sono quelli del marketing dei servizi, in cui lo scambio tra la popolazione e l'Istituzione provinciale e la nostra organizzazione ha tre funzioni fondamentali:

* Conoscitiva: finalizzato alla raccolta dei dati utili per l'adozione delle  necessarie decisioni;

* Strategica: funzionale a definire le tipologia e le caratteristiche dei servizi volti a soddisfare uno specifico bisogno;

* Operative: nella quale si considera "come" attuare le decisioni relative al servizio e quali strumenti utilizzare;

Durante la permanenza nei diversi comuni viene distribuito materiale informativo e promozionale dell'Ente; si forniscono informazioni sui Compiti d'Istituto finalizzate ad agevolare e semplificare la fruizione dei servizi provinciali mediante dettagliata descrizione delle procedure e relativi adempimenti

* Progetto Customer Satisfaction
Il progetto qualità "Indagine Customer Satisfaction" - teso a promuovere una ricerca sulla qualità dei servizi erogati ai cittadini utenti - è un processo promosso dalla Direzione Generale attraverso il coordinamento dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico.
E' stato dunque istituito un apposito gruppo di lavoro e lo stesso, in Staff al Direttore Generale, ha la responsabilità di gestire tutti gli aspetti organizzativi, sostanziali e promozionali del Progetto Qualità sotto il diretto controllo della titolare di P.O. della Comunicazione che ne ha curato la stesura ed è la diretta responsabile delle attività. L'indagine viene condotta dagli operatori delle sedi Urp periferiche.
Il progetto di indagine, , ha per oggetto tutti i Settori/Servizi dell'Ente con l'obiettivo di misurare la qualità dei Servizi, verificarne l'efficacia, cogliere esigenze non soddisfatte, in un'ottica di riprogettazione e miglioramento delle performance.

* Sportello Iscrizione Universitaria
Su richiesta del Polo Universitario di Agrigento è stato istituito presso tutte le Sedi U.R.P. lo sportello di assistenza per l'iscrizione on -line alle facoltà del Polo Universitario di Agrigento. Il Personale delle Sedi URP cura l' assistenza all'immatricolazione ed iscrizione on-line per chi non dispone di una connessione internet o ha difficoltà ad utilizzare il software.